La nuova figura del manager di studio

Negli ultimi anni si sta assistendo sempre di più ad una trasformazione delle figure professionali tradizionali. Se fino a poco tempo  fa il professionista doveva avere una preparazione generale su tutte le materie inerenti la sua attività, ora e sempre più gli si chiedono competenze specifiche e approffondite in un settore particolare.

Ecco perchè, è sempre più necessario introdurre il concetto di “Office Manager”, figura professionale dedicata puramente all’organizzazione dello studio.

Facciamo un esempio, consideriamo il caso di uno studio notarile, formato dal notaio e un impiegata/o. Il notaio trascorrerà parte del suo tempo per attività che non sono direttamente servizi per i clienti e che, quindi, non sono “fatturabili”: dovrà organizzare lo studio, occuparsi dei dipendenti, ecc.., il discorso vale anche per lo studio associato e per studi di dimensione maggiore del nostro caso.

Ecco che, quando le ore non “fatturabili” aumentano è conveniente assumere o collaborare con una persona speciliazzata nell’organizzazione del lavoro che potrà gestire lo studio più efficacemente del professionista e, ad un costo orario inferiore a quello del professionista o degli associati.

Questo, consentirà al notaio di dedicarsi, nelle ore recuperate, ad attività “fatturabili” e agli aggiornamenti, migliorando così anche la gestione dello studio.

E’ risaputo, che l’aumentare degli impegni verso clienti, fa si che si trascuri l’organizzazione interna, ma questo può condurre alla diminuizione della qualità  dei servizi offerti.

L’evoluzione tecnologia nello studio notarile

L’evoluzione della società, sempre più tecnologica, fa si che gli adempimenti richiesti al notaio, si moltiplicano di giorno in giorno, sia tramite una produzione sempre maggiore di leggi e di norme, sia tramite la necessità di dialogare con le amministrazioni pubbliche e con il privato in maniera tecnologica.

Per cui, possiamo affermare che gli strumenti informatici fino ad oggi posti a disposizione degli Studi Notarili non sono più idonei a consentire una moderna gestione dell’attività complessiva, quale attualmente è e quale sarà almeno in un futuro prossimo.

Tale inadeguatezza nasce da un approccio non più attuale, incentrato su aspetti operativi non più cruciali.

La scritturazione dell’atto e l’elaborazione dei prodotti dallo stesso derivati non rappresentano più un problema, per cui occorre ricercare nuove utilità nell’ottica di una gestione più moderna e più attenta alle attuali esigenze, mirando alla efficienza, alla sicurezza ed alla semplificazione.

L’attività di reperimento, elaborazione e trasmissione di dati, l’archiviazione e l’utilizzazione degli stessi ad ogni fine utile per lo studio, nonché una attenta organizzazione del lavoro, sono diventati il fulcro di una corretta gestione e di una corretta comunicazione.

Il documento è diventato oggi più che mai il punto di arrivo di questa complessa attività intellettuale ed organizzativa.

Fermo restando che le responsabilità connesse alla professione ed alla pubblica funzione non consentono distrazioni dall’attività di produzione del documento, ulteriore e maggiore attenzione si dovrà dare al procedimento formativo del contenuto dello stesso.

Ciò almeno nell’ottica di una corretta gestione e organizzazione, che elimini le attuali ferraginosità e disorganizzazioni, che appesantiscono il lavoro ed aumentano i costi.

Modificando conseguentemente l’attività e l’organizzazione si otterrà efficienza, della quale facile dare appropriata conoscenza a chi viene in contatto con lo studio.

Risulterà più facile la comprensione dell’attività che viene svolta, dell’iter della pratica e, in sostanza, di quanto si sta facendo per il cliente, per il quale la lettura del documento prodotto non sarà più un momento fugace e poco compreso ma il punto di arrivo di un processo seguito e condiviso.

Facile!Studio è lo strumento più all’avanguardia per la soluzione degli accennati problemi, in quanto consente di operare nel senso sopra spiegato.

Studio Notarile, come organizzarlo?

Lo studio notarile è formato generalmente dal Notaio e dai suoi collaboratori, che possono variare da 1 a “n”.

Chiaramente il notaio è unico, e tutta l’attività principale deve essere svolta da lui/lei e quindi è necessario che i suoi collaboratori siano efficenti e produttivi (proattivi), generando ORGANIZZAZIONE.

Come Raggiungerla, alcuni spunti:

  • Ottenere un percorso delle informazioni tra i settori dello studio e tra lo studio e l’esterno più strutturato (marketing/comunicazione interna)
  • Identificare chi esegue le cose e ottimizzarne il flusso, ossia aumentare l’efficacia e l’efficienza dell’organizzazione dello studio (marketing interno)
  • Ottimizzazione del percorso della pratica (proattività), dal momento del 1° contatto agli adempimenti post-stipula (marketing mix esterno ed interno)
  • Ottimizzazione della comunicazione dei dipendenti verso l’esterno (marketing esterno)
  • Produzione dei cruscotti di attività, report gestionali ed economici ad uso del Notaio

È opportuno ricordare che per ottenere tali soluzioni è necessario passare dalla visione della gestione dello studio notarile per fascicolo a quella per pratica, ecc…

Come si legge l’atto notarile di compravendita

Compravendita
Passo iniziale:
Identificazione e verifiche notarili
L’introduzione contiene l’identificazione delle parti e le verifiche notarili sulla loro identità e sulla loro capacità di agire, ossia contiene i dati personali delle parti (venditore e acquirente).

ART. 1: Scambio del consenso

Le parti si scambiano ritualmente il consenso che fa passare la proprietà dal venditore all’acquirente ed identificano, con l’inserimento dei dati catastali, l’immobile da vendersi.

ART. 2: Patti

Nell’Art. 2 sono riportati i patti che sono trascritti nel precedente contratto di proprietà nel registro della proprietà immobiliare, e/o patti che sono relativi all’immobile.

“Generalmente, il Notaio in fase di lettura dell’atto dovrebbe spiegarli alla parte acquirente”.

ART. 3: Prezzo di Vendita

La disciplina legislativa del prezzo è assai complessa: la prassi è quella di indicare negli atti notarili un valore parametrato alla rendita catastale dell’immobile, ma generalmente si indica il prezzo effettivo.

ARTT. 4-9: Diritti e doveri delle parti

Gli articoli successivi dell’atto di compravendita disciplinano diritti e doveri della parte acquirente e della parte venditrice.

In particolare, disciplinano le garanzie della piena ed esclusiva proprietà, dell’inesistenza di vizi cioè di difetti dell’immobile che rendano necessaria una manutenzione immediata e disciplinano la regolarità catastale e urbanistica.

Obblighi della parte venditrice

La parte venditrice è tenuta a dare alla parte acquirente tutte le garanzie relative alla piena ed esclusiva proprietà dell’immobile e all’assenza di rischi e difetti; è tenuta inoltre a fornire durante l’istruttoria tutta la documentazione notarile esistente al notaio. Ove non ne disponga, il reperimento di questa documentazione è un suo preciso dovere che nasce dalla firma del contratto preliminare. Se la parte venditrice non collabora con il notaio, la stipula del contratto di compravendita diventa pressoché impossibile: in questo caso la parte venditrice risponde per inadempimento del preliminare e perde il doppio della caparra versata dalla parte acquirente, è tenuta a pagare le spese dell’istruttoria notarile non andata a buon fine ed è comunque tenuta al risarcimento degli ulteriori danni ove questi si verifichino. E’ estremamente importante quindi che la parte venditrice abbia un comportamento collaborativo e costruttivo.

Obblighi della parte acquirente

La parte acquirente ha l’obbligo di pagare il prezzo contestualmente alla vendita, come è da prassi in Italia, o nei termini precisamente indicati nel contratto ove vi sia una dilazione del prezzo. Il caso più comune di dilazione del prezzo è quello del bonifico bancario delle somme erogate da una banca in concomitanza di un mutuo.

Quando questa procedura è richiesta dalla banca è estremamente importante che la parte venditrice ne sia informata perché, ove questo non venga chiaramente regolato nel contratto preliminare, la parte acquirente si troverà in difetto rispetto alla parte venditrice non disponendo delle somme necessarie a pagare il prezzo al momento del rogito come richiede la legge.

L’unico software con funzionalità CRM per lo studio notarile

Uno strumento per gestire efficacemente l’attività tipica dello studio notarile (istruttoria pre stipula, stesura atti, repertoriazione, adempimento unico, registro imprese, fatturazione e contabilità) ma anche per raccogliere in modo appropriato tutta la documentazione prodotta, gestire l’attività di marketing e le statistiche sull’operatività dello studio.

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SETA CLOUD permette di raccogliere e coordinare ogni parte delle fasi dei processi informativi dello studio quali: contatto con il potenziale cliente, accettazione del cliente, predisposizione della pratica, adempimenti, contabilità, archiviazione ottica e richieste future.

Alla base di SETA 3.0 vi è l’anagrafica del cliente e la pratica, visti come contenitori di ogni tipo di informazione. In essi vengono archiviate tutte le singole informazioni di studio: operazioni marketing, contatti, appuntamenti, atti, documenti, documenti scansionati, fax, immagini, comunicazioni ricevute dall’esterno, annotazioni, Mail e attività da espletare.

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L’azienda

L’azienda è l’insieme dei beni organizzati dall’imprenditore per l’esercizio dell’impresa e comprende le attrezzature, le scorte di merci e materie prime, e quanto necessario in relazione all’attività esercitata. L’azienda può comprendere anche beni immobili (ad esempio i locali in cui avviene l’esercizio dell’impresa) se sono di proprietà e ciascuno di questi beni può essere ceduto a terzi o l’imprenditore può anche disporre con un unico atto dell’intera azienda, trasferendone a un altro soggetto la proprietà (cessione di azienda) o la sola gestione (affitto d’azienda).

La cessione di azienda: i contratti di cessione di azienda devono essere stipulati per atto pubblico o per scrittura privata autenticata, e successivamente devono essere depositati entro trenta giorni presso il registro delle imprese competente (quello in cui è iscritto il venditore), a cura del notaio (legge 310/1993) al fine di fornire la massima pubblicità ai contratti che hanno per effetto il trasferimento di un esercizio commerciale, garantendo in tal modo la conoscibilità da parte di chiunque ne abbia interesse. La cessione di azienda comprende tutti i beni che compongono quest’ultima e tutti i contratti stipulati dal’imprenditore per l’esercizio dell’impresa.

L’affitto di azienda: come per la cessione di azienda anche per l’affitto di un’azienda o di un ramo d’azienda si ha il deposito presso il registro delle imprese, quindi il relativo contratto deve essere stipulato per atto pubblico o per scrittura privata autenticata, con l’intervento del notaio.

Le società di persone

Le società di persone sono le forme societarie più semplici ed economiche e pertanto sono generalmente preferite dalla piccola impresa. Per contro, comportano la responsabilità illimitata dei soci per le obbligazioni: il singolo socio risponde con tutto il proprio patrimonio per i debiti della società.

Tipologie di società di persone:

– SOCIETA’ SEMPLICE (s.s.)

– SOCIETA’ IN NOME COLLETTIVO (s.n.c.)

– SOCIETA’ IN ACCOMANDITA SEMPLICE (s.a.s)

La società di capitale

La società di capitale ha una gestione più complessa, e pertanto più onerosa rispetto alle società di persone, ma consente una completa separazione tra il socio e la società, la quale è dotata di personalità giuridica. Per le obbligazioni sociali la responsabilità del socio è limitata alla quota di capitale sottoscritta, infatti risponde solo la società con il suo patrimonio.

Tipologie di società di capitale:

–  SOCIETA’ PER AZIONI (s.p.a.)

– SOCIETA’ A RESPONSABILITA’ LIMITATA (s.r.l.)

Come si legge l’atto notarile di compravendita

Compravendita

Passo iniziale:

Identificazione e verifiche notarili

 L’introduzione contiene l’identificazione delle parti e le verifiche notarili sulla loro identità e sulla loro capacità di agire, ossia contiene i dati personali delle parti (venditore e acquirente).

ART. 1: Scambio del consenso Le parti si scambiano ritualmente il consenso che fa passare la proprietà dal venditore all’acquirente ed identificano, con l’inserimento dei dati catastali, l’immobile da vendersi.

ART. 2: Patti
Nell’Art. 2 sono riportati i patti che sono trascritti nel precedente contratto di proprietà nel registro della proprietà immobiliare, e/o patti che sono relativi all’immobile.

“Generalmente, il Notaio in fase di lettura dell’atto dovrebbe spiegarli alla parte acquirente”.

ART. 3: Prezzo di Vendita

La disciplina legislativa del prezzo è assai complessa: la prassi è quella di indicare negli atti notarili un valore parametrato alla rendita catastale dell’immobile, ma generalmente si indica il prezzo effettivo.

ARTT. 4-9: Diritti e doveri delle parti
Gli articoli successivi dell’atto di compravendita disciplinano diritti e doveri della parte acquirente e della parte venditrice.

In particolare, disciplinano le garanzie della piena ed esclusiva proprietà, dell’inesistenza di vizi cioè di difetti dell’immobile che rendano necessaria una manutenzione immediata e disciplinano la regolarità catastale e urbanistica.

Obblighi della parte venditrice

 La parte venditrice è tenuta a dare alla parte acquirente tutte le garanzie relative alla piena ed esclusiva proprietà dell’immobile e all’assenza di rischi e difetti; è tenuta inoltre a fornire durante l’istruttoria tutta la documentazione notarile esistente al notaio. Ove non ne disponga, il reperimento di questa documentazione è un suo preciso dovere che nasce dalla firma del contratto preliminare. Se la parte venditrice non collabora con il notaio, la stipula del contratto di compravendita diventa pressoché impossibile: in questo caso la parte venditrice risponde per inadempimento del preliminare e perde il doppio della caparra versata dalla parte acquirente, è tenuta a pagare le spese dell’istruttoria notarile non andata a buon fine ed è comunque tenuta al risarcimento degli ulteriori danni ove questi si verifichino. E’ estremamente importante quindi che la parte venditrice abbia un comportamento collaborativo e costruttivo.
 Obblighi della parte acquirente
 La parte acquirente ha l’obbligo di pagare il prezzo contestualmente alla vendita, come è da prassi in Italia, o nei termini precisamente indicati nel contratto ove vi sia una dilazione del prezzo. Il caso più comune di dilazione del prezzo è quello del bonifico bancario delle somme erogate da una banca in concomitanza di un mutuo.

Quando questa procedura è richiesta dalla banca è estremamente importante che la parte venditrice ne sia informata perché, ove questo non venga chiaramente regolato nel contratto preliminare, la parte acquirente si troverà in difetto rispetto alla parte venditrice non disponendo delle somme necessarie a pagare il prezzo al momento del rogito come richiede la legge.